La visioconférence est l'un des outils de communication les plus efficaces et utiles pour le travail à distance. Les participants peuvent interagir les uns avec les autres d'une manière qui se rapproche d'une réunion en personne. Pour mener à bien une réunion en visioconférence, certaines règles doivent être respectées et apprendre comment mener une réunion à distance efficace.
Grâce à l'évolution constante des technologies de la communication, il existe différentes solutions de visioconférence sur le marché. Le choix de la bonne solution dépend des besoins de communication spécifiques de votre entreprise. Cependant, elle doit être conviviale, facile à naviguer pendant la conversation. Elle doit également s'adapter avec le système d'exploitation de la plupart des appareils.
Par ailleurs, la facilité d'utilisation est une caractéristique très importante d'un outil de visioconférence idéal. Il convient de noter que vous devez connaître les caractéristiques techniques des autres appareils, participant à la réunion visioconférence. Sinon, vous devrez choisir une solution qui :
Il est préférable de choisir un outil accessible depuis n'importe quel endroit et depuis n'importe quel appareil.
Pour bien communiquer avec vos collègues, partenaires ou clients via un appel vidéo, vous avez besoin d'une connexion internet stable. Le fait de disposer d'une connectivité haut débit permet de bien synchroniser l'audio et la vidéo. Cela permet de garantir ainsi une conversation fluide, sans perturbations visuelles ni incohérence audio.
En outre, il est indispensable d'effectuer quelques tests, avant une visioconférence professionnelle, avec un ami ou un collègue. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement de la technologie et de vérifier votre équipement. Coupez et rétablissez le son du microphone pour faire un test de son.
Déterminez quel est le meilleur emplacement pour votre caméra vidéo. En principe, elle ne doit pas être placée trop bas ou trop haut, mais à hauteur des yeux. Vous devez laisser une distance suffisante entre vous et la caméra pour que le haut de votre corps soit visible. Ainsi, les participants pourront lire votre langage corporel, comme les gestes des mains ou la posture du corps.
Essayez les options de partage d'écran et nettoyez votre bureau. Il est recommandé de faire plusieurs essais avant la réunion. N'oubliez pas de ranger votre bureau, afin que les informations personnelles ou sensibles ne soient pas visibles par vos partenaires. Procédez à l'envoi de l'invitation à la réunion et de l'ordre du jour avec tous les informations et documents nécessaires. Il doit avoir lieu plusieurs jours avant la réunion visio.
Les participants ont besoin de suffisamment de temps pour prendre connaissance des informations et se préparer à la réunion. Cela permet de garantir le bon déroulement de la communication et de la collaboration entre tout participant, pendant la visioconférence.
